Ejecutivos más productivos con archivos electrónicos

Un estudio realizado por STS Group, empresa de software, reveló que debido a las nuevas tecnologías, las empresas han hecho que sus trabajadores sean más productivos, lo que genera ahorro de dinero y tiempo.

| 27 noviembre 2011 12:11 AM | Negocios | 1.8k Lecturas
Ejecutivos más productivos con archivos electrónicos
Ahorrarían 500 horas laborales al año y evitaría pérdidas por más de US$ 146 por documentos mal clasificados.
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Según la investigación, utilizar un Sistema de Archivado y Gestión de Documentos Electrónicos (Sagde), en vez del método tradicional, aumenta la productividad y eficiencia de los trabajadores en un 71,9%, pues evita la pérdida de tiempo al manipular un documento.

En opinión del vicepresidente de STS Group, Rodolfo Lomascolo, un trabajador pierde 4 minutos diarios en tratar de encontrar un documento, lo que arroja un total de aproximadamente 500 horas laborales al año.

En cambio, a través de un sistema digital, el tiempo de búsqueda se reduciría a 30 segundos al día, dejando libre un tiempo que puede ser aprovechado para realizar trabajos de mayor valor añadido para la empresa.

Otra de las ventajas que proporciona esta tecnología a las empresas, está referida al ahorro de dinero. Muchos de los procesos habituales serán eliminados o simplificados, con la reducción del uso de papel, la disminución de impresiones y reproducciones, el ahorro en archivo y tóner y la reducción de los envíos de documentos a proveedores y clientes.

Precisó que se pueden ahorrar unos US$ 146, por el costo de cada documento mal clasificado.

Lomascolo señala que las empresas de externalización de archivo cobran las consultas de los documentos, en tres modalidades dependiendo del caso, si se tiene que recuperar el documento y enviarlo por fax, si hay que escanearlo y enviarlo por email o si se requiere el original. En cambio, el modelo de archivo electrónico no cobra las consultas, sólo su mantenimiento.

El estudio concluye que almacenar en papel -con todo lo que lleva asociado- es 6,7 veces más costoso que archivar en forma electrónica o, lo que es lo mismo, el archivo electrónico representa en costo de solo 15% del archivo en papel equivalente.


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