El buen uso del teléfono

Si bien el teléfono resulta indispensable en cualquier empresa, el costo por utilizar este servicio es cada vez más alto, resultando muchas veces inmanejable. Hacer eficiente su uso es tarea prioritaria en las empresas, tanto para hacer positiva la relación costo beneficio como para, utilizándolo correctamente, promocionar la imagen del negocio de cara a sus clientes.

Por Diario La Primera | 26 ago 2012 |    

Sin embargo en la mayoría de empresas parece no haber conciencia de esta tarea. Comprobamos a diario cómo las llamadas se realizan sin preparación previa. Cuestiones elementales antes de hacer una llamada eficiente como preguntarse: ¿Conocemos con certeza el o los números telefónicos a quien vamos a llamar? ¿Qué debemos hacer si la persona a quien llamamos no está disponible? ¿Tenemos los nombres de qué otras personas pudiesen atender nuestra llamada y sabemos en que orden preguntar por ellas? ¿Tenemos a la mano toda la información que vamos a utilizar en la llamada?

Estos son solo algunas de las comprobaciones de uso ineficiente del teléfono, si le resulta familiar esta descripción pues entonces le vendrá bien atender a estos consejos para cuando tenga que hacer una llamada telefónica de manera que ésta pueda resultar amable, respetuosa y eficiente.

Brevedad. Sepa que es lo que va a decir y dígalo con pocas palabras. A usted le puede sobrar el tiempo pero tal vez no le sobre a quien esté llamando.

Esquema previo. Prepare un esquema de lo que va a decir al teléfono. Trate de ponerse en la mayor cantidad de situaciones posibles para que no tenga que quedarse como “colgado” y decir algunas cosas como ésta: “lo averiguo y lo vuelvo a llamar”.

Anexo equivocado. Si le pasaron una llamada a un anexo equivocado, tenga presente que quien contesta no es culpable de esa situación. No tiene que molestarse con él.

Oportunidad. Antes de hacer la llamada pregúntese si la hora es la adecuada para llamar.

Tomando nota. Para aclarar nombres o cifras refuerce repitiendo en base a códigos sencillos: B de bueno y no B de Birlibirloque, C de casa y no de Cinamon.

Discado incorrecto. Si se equivocó al marcar el número de teléfono, discúlpese, no cuelgue sin hacerlo. Recuerda que la tecnología actual permite identificar la llamada y puede que se le devuelvan llamándole la atención.

Tono correcto. Hable con normalidad, ni tan alto que puede sonar agresivo al interlocutor, ni demasiado bajo que pueda sonar a misterio o a cosa prohibida. Use un tono natural como si estuviera conversando cara a cara.

Uso responsable. Las llamadas personales tanto las que haga como las que reciba, deben reducirse al mínimo, justificables solo por urgencias calificadas. La empresa para la que trabaja no es suya.

Atender a estos consejos y a otros que ayuden a propiciar en las empresas para las que trabajamos un uso efectivo del servicio telefónico, puede conseguir desterrar medidas desagradables y desesperadas para reducir el gasto, como los temporizadores y otros candados.


    Jaime Lértora

    Jaime Lértora

    ¡Habla Jaime!

    Columnista